Gesellschafterversammlungen in der GmbH – Beurkundungs- und Beglaubigungspflichten

Bei Gesellschafterversammlungen einer GmbH besteht keine generelle Pflicht zur notariellen Beurkundung, mit Ausnahme bestimmter satzungsändernder oder strukturverändernder Beschlüsse.

In diesen Fällen ist eine notarielle Beurkundung zwingend erforderlich, um die Rechtswirksamkeit der Beschlüsse sicherzustellen.

Beurkundungspflichtige Beschlüsse gemäß GmbHG und Umwandlungsgesetzsind dabei insbesondere:

Änderung des Gesellschaftsvertrags (§ 53 Abs. 2 GmbHG)
Kapitalmaßnahmen (z. B. Kapitalerhöhungen oder Kapitalherabsetzungen, §§ 55, 58 GmbHG)
Umstrukturierungen (z. B. Verschmelzungen, Spaltungen, Formwechsel nach §§ 2 ff. UmwG)
Auflösung der Gesellschaft (§ 60 GmbHG)

In diesen Fällen erstellt der Notar die erforderliche notarielle Niederschrift und sorgt für die fristgerechte Einreichung beim Handelsregister.

Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) und deren Verwalter stehen vor zahlreichen rechtlichen und organisatorischen Herausforderungen, insbesondere bei der Begründung, Änderung und Verwaltung von Wohnungseigentum.

Unser Notariat unterstützt WEG und Verwalter mit rechtssicheren und strukturierten Lösungen, um den Verwaltungsaufwand zu minimieren und eine klare, transparente Eigentumsstruktur zu gewährleisten.

Wir begleiten Sie bei der Erstellung und Änderung von Teilungserklärungen, der Begründung und Anpassung von Gemeinschaftsordnungen sowie der Beurkundung von Beschlüssen und Vereinbarungen, Auch bei der Bestellung oder Abberufung von Verwaltern, der Anpassung von Sondernutzungsrechten oder der Umsetzung von baulichen Maßnahmen sorgen wir für eine rechtssichere und nachvollziehbare Dokumentation.

Unsere digitale und effiziente Abwicklung ermöglicht eine schnelle Abstimmung mit Verwaltern, Eigentümern und Grundbuchämtern, sodass Änderungen ohne unnötige Verzögerungen umgesetzt werden. Durch unsere neutrale und strukturierte Arbeitsweise stellen wir sicher, dass die Interessen aller Eigentümer gewahrt und die rechtlichen Rahmenbedingungen der WEG eingehalten werden.

Notarielle Beurkundung von Hauptversammlungen in der Aktiengesellschaft (AG)

Während die Anwesenheit eines Notars bei Gesellschafterversammlungen nicht zwingend erforderlich ist, schreibt das Gesetz für Hauptversammlungen von Aktiengesellschaften (§ 130 Abs. 1 AktG) eine n otarielle Beurkundung der Beschlüsse zwingend vor. Die notarielle Niederschrift dient dem Nachweis der ordnungsgemäßen Beschlussfassung und sichert die juristische Nachvollziehbarkeit der Versammlung.

Die notarielle Beurkundung von Hauptversammlungen ist ein zentraler Bestandteil der Corporate Governance in Aktiengesellschaften. Gemäß § 130 Abs. 1 AktG ist der Notar gesetzlich verpflichtet, die gefassten Beschlüsse einer Hauptversammlung zu protokollieren. Seine Aufgabe beschränkt sich jedoch nicht lediglich auf die Anfertigung der Niederschrift, sondern umfasst darüber hinaus eine gewisse Prüfungs- und Hinweispflicht hinsichtlich des ordnungsgemäßen Ablaufs der Versammlung.

Als unabhängiger Träger eines öffentlichen Amtes gemäß § 1 BNotO sichert der Notar die gesetzeskonforme Beschlussfassung und trägt zur Rechtsklarheit sowie zur Wahrung der Aktionärsrechte bei. Die protokollierte Niederschrift dient nicht nur der Feststellung des Beschlussinhalts, sondern auch dem Nachweis eines geordneten und rechtmäßigen Verfahrens.

Die Aufgaben des Notars in der Hauptversammlung sind insbesondere die

Dokumentation der Hauptversammlung

Erstellung einer notariellen Niederschrift über den Verlauf und die Beschlüsse
Erfassung von Ort, Zeit, Versammlungsleiter, Tagesordnung und Abstimmungsergebnissen
Beurkundung der gefassten Hauptversammlungsbeschlüsse

Sicherstellung der Rechtmäßigkeit des Versammlungsablaufs

Überprüfung der Einhaltung gesetzlicher und satzungsmäßiger Bestimmungen
Feststellung offensichtlicher Verstöße gegen Gesetz oder Satzung
Summarische Kontrolle der Ladung, Beschlussfassung und Abstimmungsverfahren

Einreichung beurkundungspflichtiger Beschlüsse beim Handelsregister

Kapitalmaßnahmen (z. B. Kapitalerhöhungen, Kapitalherabsetzungen, Genehmigtes Kapital)
Satzungsänderungen (z. B.Unternehmensgegenstand, Sitzverlegung)
Umwandlungsmaßnahmen (Verschmelzung, Spaltung, Formwechsel nach UmwG)

Der Notar nimmt jedoch keine Leitungsaufgaben in der Hauptversammlung wahr, sondern agiert als unabhängiger Beobachter und Protokollführer. Seine Prüfungspflichten gehen jedoch über eine rein formale Dokumentation hinaus. Er hat sich ein Bild von der Ordnungsmäßigkeit des Versammlungsablaufs zu machen und kann offensichtliche Verstöße gegen gesetzliche Vorgaben oder die Satzung nicht unbeachtet lassen.

Die notarielle Beurkundung einer Hauptversammlung gewährleistet eine rechtssichere und formell ordnungsgemäße Durchführung der Beschlussfassung in Aktiengesellschaften. Der Notar übernimmt dabei eine wesentliche Prüfungs- und Dokumentationsfunktion, um die Einhaltung gesetzlicher und satzungsmäßiger Vorgaben sicherzustellen.

Sicherstellung der formellen Ordnungsmäßigkeit und Compliance

Unabhängig von der Beurkundungs- oder Beglaubigungspflicht dient die notarielle Begleitung von Gesellschafter- und Hauptversammlungen der sicheren Nachweisführung und Risikominimierung für Unternehmensorgane. So wird insbesondere die

Ordnungsgemäße Einberufung und Ladung der Versammlung gemäß Satzung und Gesetz,
formgerechte Beschlussfassung und Abstimmungsmodalitäten,
Erstellung einer gerichtsfesten und nachvollziehbaren Niederschrift sowie
Einreichung beurkundungspflichtiger Beschlüsse beim Handelsregister

sichergestellt.

Besonders in regulierten Unternehmensstrukturen und börsennotierten Gesellschaften ist die notarielle Dokumentation ein elementares Instrument der Corporate Compliance.

Wir begleiten Ihre Hauptversammlung mit höchster Sorgfalt und Fachkompetenz.

Zurück zur Übersicht